Jakie dokumenty przygotować do wizyty u notariusza i na co zwrócić uwagę

Na wizytę u notariusza warto przyjść z kompletem dokumentów: oryginalnym dokumentem tożsamości, danymi stron, dokumentami potwierdzającymi prawa (np. do nieruchomości lub spadku) oraz – jeśli występujesz przez reprezentanta – ważnym pełnomocnictwem. Poniżej znajdziesz szczegółową listę i wskazówki, jak przygotować się do różnych czynności notarialnych, aby przebiegły sprawnie i zgodnie z przepisami.

Przeczytaj również: Jakie funkcje prostego programu do pełnej księgowości wspierają analizę finansową w firmach?

Dokument tożsamości i dane stron – absolutna podstawa

Notariusz musi zweryfikować tożsamość osób biorących udział w czynności. Przygotuj oryginalny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Ksero albo skan nie zastąpi oryginału. Sprawdź ważność dokumentu – nieważny dokument uniemożliwi dokonanie czynności.

Przeczytaj również: Znaczenie real-time monitoring w usługach assistance management

Osoby fizyczne powinny podać: imiona i nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres, stan cywilny. Dane te trafiają do aktu, dlatego upewnij się, że są aktualne i zgodne z dokumentami źródłowymi.

Przeczytaj również: Jak ceny transferowe wpływają na rozliczenia podatkowe w branży nieruchomości?

W przypadku spółek i innych podmiotów prawnych potrzebne są: pełna nazwa, NIP, REGON, adres siedziby, aktualny odpis z KRS lub CEIDG oraz umowa spółki lub statut. Jeśli działa reprezentant, pokaż dokumenty reprezentacji (np. sposób reprezentacji z KRS) i – gdy jest wymagane – pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego.

Nieruchomości: jakie dokumenty przygotować do umowy

Przy sprzedaży, darowiźnie lub ustanowieniu ograniczonych praw do nieruchomości kluczowe są dokumenty potwierdzające tytuł prawny i stan księgi. Przygotuj akt własności (np. akt notarialny nabycia, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia), wypis z księgi wieczystej lub numer księgi do wglądu online oraz – jeśli podpisywałeś – umowę przedwstępną.

W zależności od rodzaju nieruchomości mogą być wymagane także: wypis i wyrys z ewidencji gruntów, zaświadczenia planistyczne, zaświadczenie o braku osób zameldowanych, zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach (wspólnota, spółdzielnia), zaświadczenie o przeznaczeniu w MPZP. Te dokumenty różnią się w zależności od stanu prawnego i lokalnych wymogów, dlatego warto przed wizytą uzgodnić listę z kancelarią.

Jeśli jedna ze stron jest w związku małżeńskim, sprawdź ustrój majątkowy. Przy majątku wspólnym często wymagana jest obecność małżonka albo intercyza (umowa majątkowa małżeńska) – jeżeli istnieje, weź oryginał aktu notarialnego.

Spadki i darowizny: akty stanu cywilnego i testament

Do czynności spadkowych przygotuj: akt zgonu spadkodawcy, dokumenty potwierdzające krąg spadkobierców (np. akty urodzenia lub małżeństwa), a jeśli istnieje – testament w oryginale. W razie wcześniejszych rozstrzygnięć sądu dołącz postanowienia i klauzule prawomocności.

Przy darowiźnie notariusz może poprosić o oświadczenia dotyczące podatku oraz dane do identyfikacji stopnia pokrewieństwa. Gdy darowizna obejmuje nieruchomość, obowiązują dokumenty jak przy sprzedaży.

Pełnomocnictwo: kiedy i w jakiej formie

Jeżeli nie możesz stawić się osobiście, przygotuj pełnomocnictwo właściwe dla danej czynności. Do sprzedaży nieruchomości wymagane jest pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego z precyzyjnym zakresem umocowania (np. oznaczenie nieruchomości, cenę maksymalną, prawo do odbioru ceny). Notariusz zweryfikuje również tożsamość pełnomocnika – przekaż jego dane jak dla strony umowy.

Zaświadczenia podatkowe i opłaty – co warto sprawdzić

W zależności od czynności mogą być potrzebne zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami (np. dla spółek) lub dokumenty do rozliczeń podatkowych (PCC, podatek od spadków i darowizn, VAT). Notariusz pobiera ustawowe opłaty i podatki jako płatnik w określonych przypadkach – przygotuj środki na taksę notarialną, opłaty sądowe i podatkowe zgodnie z przepisami. Zawsze żądaj rozliczenia zgodnego z taryfą i podstawą prawną.

Aktualność, kompletność i forma dokumentów

Dokumenty powinny być oryginalne, kompletne i aktualne. Odpisy z rejestrów pobieraj tuż przed wizytą, sprawdzaj daty, pieczęcie i podpisy. Jeżeli masz skany, wiele kancelarii umożliwia wcześniejsze przesłanie ich mailowo do wstępnej weryfikacji, jednak na spotkanie przynieś oryginały do okazania.

Gdy dokument jest w języku obcym, może być potrzebne tłumaczenie przysięgłe. Przy dokumentach zagranicznych zwróć uwagę na apostille lub legalizację, w zależności od kraju pochodzenia.

Obecność wszystkich uczestników i organizacja spotkania

Udział wszystkich stron – lub ich prawidłowo umocowanych pełnomocników – jest co do zasady niezbędny. Sprawdź zgodność terminów, dostępność dokumentów i zakres reprezentacji. Jeżeli stroną jest spółka wieloosobowa, upewnij się, kto składa podpisy zgodnie z zasadami reprezentacji.

Przed wizytą warto skontaktować się z kancelarią, aby potwierdzić listę dokumentów do konkretnej czynności, czas potrzebny na przygotowanie projektu aktu oraz ewentualną możliwość przesłania materiałów do wstępnej analizy. Przykładowo, kancelaria notarialna w Gdańsku może wskazać, jakie odpisy i zaświadczenia będą potrzebne do planowanej umowy.

Jak przebiega przygotowanie projektu aktu i na co zwrócić uwagę

Po dostarczeniu danych notariusz przygotowuje projekt. Zapoznaj się z projektem aktu notarialnego przed spotkaniem: sprawdź dane stron, opis przedmiotu czynności (np. oznaczenie nieruchomości), warunki płatności, terminy wydania, oświadczenia o stanie prawnym i faktycznym. Zgłaszaj niejasności zawczasu – ograniczy to ryzyko pomyłek w dniu podpisu.

Przed złożeniem podpisu akt jest odczytywany. Słuchaj uważnie, zadawaj pytania i upewnij się, że treść odpowiada ustaleniom. Pamiętaj, że notariusz działa zgodnie z ustawą – Prawo o notariacie – i ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron.

Praktyczna checklista dokumentów do najczęstszych czynności

• Umowa sprzedaży nieruchomości: dokument tożsamości; dane stron; akt własności; numer księgi wieczystej; zaświadczenia wspólnoty/spółdzielni; wypis/wyrys (gdy wymagane); intercyza lub zgoda małżonka (jeśli dotyczy); pełnomocnictwo notarialne (jeżeli działa pełnomocnik).
• Testament/odwołanie testamentu: dokument tożsamości; dane osobowe; informacja o stanie cywilnym i dzieciach (do identyfikacji kręgu spadkobierców); ewentualne wcześniejsze rozrządzenia do wglądu.
• Pełnomocnictwo do sprzedaży: dokument tożsamości; dane pełnomocnika; dokładny opis umocowania (nieruchomość, warunki sprzedaży); klauzule dotyczące odbioru ceny.
• Czynności spadkowe (poświadczenie dziedziczenia): akt zgonu; akty stanu cywilnego spadkobierców; ewentualny testament; dokumenty potwierdzające majątek wchodzący do spadku.

Kontakt z kancelarią przed wizytą – kiedy to przyspiesza sprawę

W praktyce wcześniejszy kontakt pozwala doprecyzować wymagane dokumenty do konkretnej sprawy (np. nieruchomości, spadki, spółki) oraz ustalić, czy można przesłać pliki elektronicznie. Doręczenie kompletu materiałów przed wizytą zwykle skraca czas przygotowania projektu i ogranicza ryzyko przełożenia terminu z powodu braków formalnych.

Jeżeli masz wątpliwości co do rodzaju potrzebnych zaświadczeń lub formy dokumentów, poproś o listę kontrolną dopasowaną do czynności. To ułatwia uniknięcie błędów, takich jak nieaktualny odpis rejestrowy czy brak zgody współmałżonka.

Najważniejsze wskazówki na koniec

• Zabierz oryginał dokumentu tożsamości i sprawdź jego ważność.
• Potwierdź z kancelarią dokładną listę dokumentów – wymagania zależą od rodzaju czynności.
• Zapoznaj się wcześniej z projektem aktu i zgłoś uwagi przed podpisaniem.
• Upewnij się, że wszystkie strony lub pełnomocnicy mogą stawić się w wyznaczonym terminie.